Gestão Documental:

Conceito deve ser segmentado e não adoptado com um todo...

Na gestão documental a visão do cliente deve ser acautelada, e as transformações são adoptadas gradualmente.

"A tecnologia, que pode ser o factor diferenciador", ao definir alguns princípios orientadores na adopção de soluções de gestão documental.

A experiência de quem gere o projecto e a percepção dos objectivos do cliente são também de "importância extrema".

É um factor de especificidade crucial. A tecnologia será o suporte, mas as pessoas é que serão o maior factor de sucesso.

A importância da especificidade dos projectos de gestão documental, para esta área de negócio na empresa: "Não deveremos usar o conceito de gestão documental como um todo, mas deveremos subdividi-lo em projectos menores orientados para a natureza de cada tipo de informação com o objectivo de rentabilizar melhor os recursos de suporte, nomeadamente as comunicações."

Na sequência desta ideia, deve-se trabalhar um esquema sobre a informação que se consegue encontrar nas empresas.

Cada um dos documentos das empresas, na suas mais variadas formas, acaba por revelar a sua importância. Nesse sentido, "temos vindo a assistir a uma cada vez maior especialização dos sistemas para funções específicas, estando alguns fluxos de trabalho embebidos mesmo em sistemas externos à gestão documental.

As implementações do sistema de gestão documental iniciam-se na sua vertente mais genérica. Isso permite "efectuar um diagnóstico inicial dos processos mais comuns e críticos para a empresa".

Numa segunda fase, são delineados os workflows prioritários, criando-se também as interfaces específicas para os fluxos em questão.