Gestão Documental...com rede!

Já ninguém duvida que a INTERNET irá contribuir grandemente para levar a Gestão Documental a um numero muito grande de estações de trabalho. Os "browsers" estão em todo o lado; portanto quer os utilizadores internos quer os externos podem ter acesso controlado à informação de uma empresa, através de intranets, extranets ou muito simplesmente da INTERNET. Os "browsers" e as aplicações baseadas na rede são independentes de plataforma, portanto não é relevante qual o sistema operativo que é usado. Os fornecedores de sistemas de Gestão Documental perceberam o movimento e rápidamente começaram a capacitar para a WEB as suas soluções, permitindo assim que elas funcionem não só no tradicional ambiente cliente/servidor mas em ambientes mistos. Assim sendo, e com cada vez mais organizações a estabelecerem intranets como infraestrutura de aplicações colaborativas, faz sentido acrescentar a Gestão Documental ao conjunto. No geral há dois grandes factores a considerar quando se avalia soluções de Gestão Documental para INTERNET: o nível de funcionalidade e a base tecnológica.

Nível de Funcionalidade

Do ponto de vista do utilizador é isto que interessa, principalmente comparando com a funcionalidade disponível no ambiente Cliente/Servidor. Os níveis que pensamos importantes são:

• Pesquisa e visualização
• Funções gerais de gestão documental (control de versões, entrada/saida...)
• Funções avançadas de gestão (administração e workflow)
• Gestão de conteúdo

Pesquisa e Visualização

São as capacidades básicas de pesquisar um repositório e ver os documentos através da rede. O utilizador envia um query pelo interface do "browser" e o sistema GED devolve-lhe uma lista onde ele pode escolher o que quer ver. Todos os produtos que se dizem WEB-enabled têm essa possiblidade. Mas não podemos esquecer-nos de que os documentos existem numa grande variedade de formatos, que raramente coincide ser HTML, o formato base da WEB. O elemento diferenciador neste caso será o modo como o produto permitirá a visualização. Alguns exigem que seja lançada a aplicação em que o documento foi criado, ou um visualizador; outros convertem ao momento para HTML para ver directamente no "browser"; outros ainda empacotam um visualizador potente no próprio interface com o "browser". A primeira opção não é funcional no caso de utilizadores que apenas necessitam ver os documentos mas a conversão tem o perigo de se poder perder a formatação. A disponibilidade de visualizadores suportando cada vez mais formatos pode obviar estas desvantagens. Alguns produtos GED podem também fazer ao momento a conversão dos documentos para formato PDF, permitindo uma integridade visual completa, e bastando para isso que o utilizador obtenha para o seu PC o Plug-in Acrobat Reader. O nível básico tem uma funcionalidade perfeitamente adequada para aplicações em que sendo os documentos criados, geridos e controlados num local, seja necessário um acesso de leitura em larga escala. No entanto são já poucos os sistemas GED capacitados para INTERNET que não oferecem mais do que isto.

Funções gerais de GED

O nível seguinte de funcionalidade consiste em possibilitar na INTERNET as robustas capacidades de gestão documental que se encontram nas soluções Cliente/Servidor como criação/edição de documentos, serviços de biblioteca, controle de versões, controle de entrada/saída. é uma funcionalidade suficiente não só para os utilizadores ocasionais mas também para utilizadores que contribuem para a geração de conteúdo. Os "browser-clients" podem fazer entradas/saídas no repositório, editar documentos criando novas versões. A criação e gestão colaborativa de documentos fica assim facilitada uma vez que o ambiente de trabalho se torna bidireccional. Por ex. poderia ser criado um repositório de contratos, a partir do qual as vendas, o departamento jurídico e até parceiros de negócio num ambiente de extranet, poderiam extrair documentos e propôr alterações. Podemos até imaginar que parceiros ou mesmo clientes poderiam por este meio completar ou rever formulários de encomenda ou expedição. No entanto as funções relacionadas com a administração e a segurança continuam a ter de ser executadas em ambiente cliente/servidor.

Funções avançadas de GED

Funcionalidades avançadas de Gestão Documental significa que todas as capacidades existentes no sistema em ambiente cliente/servidor estão disponiveis através da WEB. Ou seja, as anteriormente referidas e mais administração, segurança e workflow. Os produtos a este nível incluem RightSite (DOCUMENTUM), Domino.Doc (LOTUS), LiveLink Intranet (OPEN TEXT), Power Office (EZ Power).

Gestão do conteúdo

Típicamente o que é publicado numa página WEB está em formato HTML mas o seu conteúdo são documentos criados noutros formatos. Na maior parte das organizações a publicação na WEB é uma actividade completamente desligada da gestão documental e entregue a uma equipa que replica a informação e tenta mantê-la actualizada. Tendo características como controle de versões, suporte a documentos compósitos, capacidade de apresentar documentos em formatos alternativos, vários sistemas de Gestão Documental são particularmente adequados para ajudar o processo de publicação e de apresentação dinãmica de informação personalizada para os utilizadores. A gestão documental é a aplicação lógica para dar aos utilizadores, com as autorizações adequadas, a capacidade de publicar directamente. Através de lógica programada ou de heurística, constroem-se ao momento documentos e páginas WEB para veícular informação personalizada. Por exemplo os clientes de um banco podem receber relatórios que têm que ver com o seu perfil de investidor. Estes documentos não são fìsicamente criados, antes virtualmente construidos e fornecidos usando as capacidades de compôr documentos do sistema GED ou a capacidade de ligação da INTERNET (hypertexto).

Base Tecnológica

As tecnologias actualmente mais usadas são HTML, ACTIVE X e JAVA.

Muitos fornecedores usam, exclusivamente ou não, interfaces baseados em HTML. O utilizador submete os pedidos de processamento através do interface HTML e eles são enviados para a rede usando HTTP como protocolo de comunicação. O servidor INTERNET passa os pedidos ao servidor de GED que os processa. Este envia os resultados ao servidor INTERNET que os devolve ao "browser". Este modo de funcionamento tem vantagens, como não ser necessário nenhum código-cliente além do "browser". E desvantagens como todo o tráfico e transferência de ficheiros ser feita através do servidor INTERNET, não desenhado para processar tão grandes volumes. Em termos de aspecto e modo de usar os interfaces HTML serão diferentes dos existentes no sistema cliente/servidor o que poderá ter problema para alguns utilizadores. Recentemente, vários fornecedores começam a usar JAVA applets ou controlos ACTIVE X para ultrapassar as limitações do HTML. JAVA é a linguagem de programação da SUN, independente de plataforma. Com aplicações baseadas em JAVA, o código reside no servidor e é enviado para execução no cliente quando necessário. Tirando partido de estações de trabalho mais potentes, podem descarregar-se partes do código o que é util em aplicações com grande numero de clientes e tarefas complexas. JAVA oferece a possibilidade de construir interfaces mais robustos e interactivos do que o standard HTML, incluindo facilidades como "drag-and-drop", menus em cascata,etc. ACTIVE X é o novo standard da Microsoft para aplicações baseadas na ideia de "browser". Cada controlo é uma peça de código para executar uma certa função; desenvolvem-se aplicações para INTERNET ligando vários controlos. Tem um esquema de desenvolvimento semelhante ao VisualBasic; aliás desenvolvimentos em VB podem ser reutilizados como controlos. Também estes residem no servidor, são automàticamente enviados ao cliente para execução, e permitem interfaces mais robustos e consistentes com o ambiente cliente/servidor. Do ponto de vista de performance esta base é importante pois permite ultrapassar o servidor INTERNET para as transferências de documentos: uma vez feita a ligação inicial através do servidor da rede o cliente pode comunicar directamente com o servidor GED. A sua muito forte marca de origem faz com que não seja tão independente de plataforma como o HTML ou o JAVA. fornecem interfaces mais robustos que HTML. Convém aliás não esquecer que HTML é a unica tecnologia que funciona em 16 bits o que a torna a unica opção em muitas organizações. Outra tendência não menos importante é a de os fornecedores de Gestão Documental apresentarem soluções de valor acrescentado preparadas para mercados verticais como as industrias farmacêutica e petrolífera ou aplicações específicas como a gestão de departamentos jurídicos e contencioso.